Historie

15-jähriges Jubiläum der ProPhysio GmbH
Am 1.4.2005 erfolgte die Umfirmierung von der Physiotherapie-Abteilung am Heilig Geist-Krankenhaus zur ProPhysio GmbH. Seit 1.4.2020 agieren wir daher bereits 15 Jahre erfolgreich als eigenständiges Unternehmen.

15 Jahre ProPhysio Gmbh – Eine Beschreibung unserer Entwicklung

Kaum jemand könnte diese Entwicklung wohl besser darstellen als unser langjährigster Mitarbeiter Andreas Deutscher, der bereits seit 2004 bei uns in der Verwaltung tätig ist.

Auch heute noch sagt er:

Es geht hier um Menschen, die mit Defiziten zu uns kommen und denen geholfen wird. Es ist ein schönes Erlebnis, das zu sehen. In der Regel gehe ich erfüllt nach Hause.

Die Entwicklung der „Physiotherapie und Fitness am Heilig Geist-Krankenhaus“ zur ProPhysio GmbH bis hin zu ihrem heutigen vielfältigen Leistungsspektrum

(Der folgende Text entstand auf Basis der Dokumentation von Andreas Deutscher)

  • Während einer Urlaubsphase habe ich bereits 2 Wochen Hospitation vor dem vertraglich geregelten Arbeitsbeginn absolviert, um mein neues Arbeitsfeld kennen zu lernen.

    Von Beginn an war ich sehr angetan davon, dass hier so vielen Menschen geholfen wird. Auch ich als medizinischer Laie konnte dies hören und sehen. Die Patienten sprachen ja auch mit mir darüber.

    01.09.2004: Beginn meines Arbeitsverhältnisses bei der „Physiotherapie und Fitness am Heilig Geist-Krankenhaus“

    Wohl meinem großen Interesse an meiner neuen Tätigkeit und der guten Unterstützung meiner Kollegen ist es zu verdanken, dass mir als fachfremder neuer Mitarbeiter eine rasche Einarbeitung gelang. Fachfremd, weil ich ja ursprünglich aus dem öffentlichen Dienst und der Reise-Branche kam. Durch meine Arbeit beim Roten Kreuz war ich aber die Hilfestellung für Menschen, in dem Falle Senioren, bereits gewohnt. Ich hatte da also keine Scheu und konnte so von Anfang an auch die Patienten der ProPhysio unterstützen.

  • Die Entscheidung für THEORG, unsere Verwaltungssoftware, war schon damals richtig und wir arbeiten heute noch damit.

    Diese hier für die Physiotherapie  verwendete Software war sehr ähnlich aufgebaut wie das EDV-System, dass ich aus meiner vorherigen Tätigkeit kannte. Ich war zuvor 15 Jahre bei einem Busunternehmen. Im Grunde geht es bei beidem um „Kunden und Abläufe“, nur in verschiedenen Branchen. Auch das half mir bei der Einarbeitung und zudem gab es einen Therapeuten, der bereits sehr fit in THEORG war und mich unterstütze.

    Anfangs erfolgte die Rezeptionsbesetzung als 1-Mann-Betrieb in der Kernzeit und teils auch darüber hinaus. Die Terminvergabewurde damals zunächst noch manuell über ein Kalenderbuch und mit Bleistifteintragungen gehandhabt. (Dies funktionierte erstaunlich gut)

    Das damals bereits genutzte Software Programm von THEORG (abgespeckte Grundversion) wurde rasch ausgebaut und stetig auf unsere Belange hin erweitert und aktualisiert – und das bis heute.

    Statt anfangs 5 oder 6 Mitarbeiterspalten zur Terminierung von Behandlungen stehen nun über 20 zur Verfügung. Selbst die Verwaltung und Organisation unserer Kursangebote, sowie von Einzelleistungen wird über dieses Programm abgewickelt.

    Sportwissenschaftler und Therapeuten haben anfangs den Rezeptionsdienst im Frühdienst und Spätdienst mit übernommen. Als aber die Mitarbeiterzahlen und auch die Aufgaben wuchsen, wurde der Empfang und die Rezeption im Schichtdienst mit zwei und mehr Mitarbeitern besetzt, so dass sich Therapeuten und Sportwissenschaftler ganz auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren konnten.

     

  • Leitung und Verwaltung hatten eine Zeit lang in den viel zu kleinen Nebenbüros ihre Arbeitsplätze. Schränke, Mitarbeiter-Fächer und Materialien mussten dort ebenfalls untergebracht werden.

    Deshalb fanden später bauliche Veränderungen statt und die Hinzunahme der ehemaligen Hausmeister-Wohnung. So entstanden zwei großzügige weitere Büros und ein separater Raum für die Gymnastik-Gruppen.

    Einige Jahre später erfolgte die komplette Renovierung des Empfangsbereiches und der Behandlungskabinen. Mit neuem Holz-Fußboden und funktionellem Rezeptionsmobiliar in hellem freundlichem Design. Zudem ausgestattet mit Schallschutzbildern, Pflanzenkübeln und Prospekt- und Zeitschriftensideboard. Für eine kundenfreundliche Atmosphäre sorgte ich anfangs mit entsprechender Deko: Mit Blumen und neuen Wandbildern, die im Laufe der Jahre je nach Zeitgeschmack verändert wurden.

  • Seitdem agieren wir als eigenständiges Unternehmen und gehören heute zum Heilig Geist-Gesundheitszentrum. Die Mitarbeiter der ursprünglichen Physiotherapie-Abteilung erhielten der damaligen Umfirmierung entsprechende Änderungsverträge mit der neuen Firmenbezeichnung ihres Arbeitgebers. Wir betreuen seitdem sowohl stationäre Patienten des Heilig Geist-Krankenhauses als auch ambulante Patienten und Kunden.

  • Immer wieder wurden neue Ideen für eine noch optimalere Nutzung von Räumen, Schränken, Materialien entwickelt und umgesetzt.

    Zudem wurden althergebrachte Gewohnheiten geändert, erneuert oder aufgehoben. Z. B. wurde das Deponieren der Handtücher von Patienten, während deren Behandlungszeiten aus hygienischen Gründen abgeschafft. Ich kann nicht mehr nachvollziehen, wie viele Male ich Schränke und Möbel von A nach B verschoben habe 😉

    Unsere Unternehmensleitung sprühte immer vor neuen Ideen zur Optimierung von Abläufen. Oft wurden diese zunächst mit leichtem Unverständnis beäugt, doch die Umsetzung zeigte meist, dass es die bessere Lösung ist.

    Ich persönlich schätze auch unser sehr angenehmes, gehobenes Ambiente und die Ordnung und Hygiene aller Räumlichkeiten.

  • In Anlehnung an die Vorgaben des HGK waren wir stets gut beraten die Standards der dortigen Hygienefachkräfte zu übernehmen und auch in unserer Einrichtung anzuwenden. Hierdurch hatten und haben wir immer einen wesentlich höheren Hygiene-Standard, als es für Physiotherapie-Praxen gesetzlich vorgeschrieben ist.

  • Neben der Bandbreite aller Behandlungsarten in der physiotherapeutischen Arbeit waren die Schwerpunkte in unserer Einrichtung in den ersten Jahren die Behandlung von Patienten mit Beckenbodenschwäche und neurologischer Patienten.

    Ausgehend von Studienanalysen, der interdisziplinären Arbeit mit Kooperationspartnern, z.B. mit der Firma Velamed, der Beckenbodeninitiative des HGK und umfangreicher Literatur entwickelte sich die Beckenbodentherapie immer weiter.

    Frau Prof. Dr. Schulte-Frei, die vor Bestehen der Physiotherapie bereits lange Zeit mit dieser Thematik beschäftigt war, hat darüber promoviert. Sie leitet gemeinsam mit Frau Rother (Petra Rother, BA) seit nunmehr über 15 Jahren die ProPhysio GmbH.

    Auch verschiedene Mitarbeiter und Therapeuten behandelten Spezial- und Teilbereiche der Beckenboden-Therapie in ihren Diplom- und Bachelorarbeiten.

    Bei kontinuierlichen Workshops der Beckenboden-Initiative mit internationalen Gästen haben Fr. Prof. Dr. Schulte-Frei, Frau Rother und Mitarbeiter Vorträge gehalten und so unsere therapeutische Arbeit vorgestellt. Die Organisation für solche Veranstaltungen wurde öfter an die ProPhysio GmbH übertragen, was neben dem allgemeinen Tagesgeschäft immer eine große Herausforderung war. Dennoch waren wir natürlich sehr gerne hier aktiv und froh, unseren Beitrag dazu leisten zu können, dass diesen wichtigen Themen ein Forum aus Experten geboten wird.

  • Aufgrund der therapeutischen Behandlungen unserer Patienten entwickelten wir zum Beispiel folgende Angebote:

    • für Beckenbodenpatienten spezielle Beckenbodenkurse für Frauen
    • für neurologische Patienten und Kunden ein Sportprogramm für an Parkinson Erkrankte sowie Gleichgewichtskurse
    • für ältere Menschen der Kurs „Kick für Kopf u. Körper“
    • zudem Rückenschul-Kurse, Entspannungskurse teilweise unter Hinzuziehung externer Kursleiter, Nordic Walking u.v.m.

    Je nach Qualifikation der Kursleiter werden diese Angebote auch als zuschussfähige gesundheitsvorbeugende Maßnahmen im Sinne des § 20 SGB 10 angeboten.
    Für alle Kurse wurden eigene Konzepte und Leitlinien zur Durchführung erstellt. Dies sichert eine besonders hohe Qualität der Kurse.

    Dies gilt ebenfalls für unsere Kurse im Wasser.

    Weitere Angebote wurden eingeführt:

    • Großen Anklang findet von Beginn an unser Angebot Schwimmkurse für Babys, Kleinkinder und Kinder vom 3. Lebensmonat bis zum Alter von 8 Jahren.
    • Speziell für Schwangere Frauen wurde eine Aqua-Fitness erarbeitet.
    • Für das Fitness- und Funktionstraining wurden im Laufe der Zeit neben der obligatorischen Mehrfach-Wert-Karte (10er-Karte) verschiedene Vertragsarten für Abo-Kunden eingerichtet.

    Seit geraumer Zeit auch mit im Programm:

    Onkologische Trainingstherapie (nebst individueller Beratung und Vorgesprächen) Mit dem Ziel, die optimale Maßnahme für Krebspatienten zu finden und umzusetzen.

    Und diese zwei weiteren wichtige Angebote gibt es seit 2019:

    Zudem sind viele unserer Präventionskurse bei uns in Vorbereitung zur Kassenzulassung.

    Um alle ergänzenden Angebote zu erarbeiten und letztlich durchführen zu können, bedarf es auch eines erhöhten Verwaltungsaufwands. Dazu wurde die Personaldecke in der Verwaltung entsprechend angehoben.
    Neue Mitarbeiter sind oft erstaunt, wie gut wir organisiert sind.

    Unsere Angebote wurden oft auch auf Wunsch unserer Kunden entwickelt: So wurde unser Spektrum bedarfsorientiert weiter ausgebaut.

    Eine wertvolle Ergänzung ist auch das Facharztzentrum nebenan. So ist eine stationäre und ambulante Nachbehandlung möglich und eine interdisziplinäre Zusammenarbeit. Das gibt es zwar auch woanders, aber wir haben das Glück, dass wir dafür auch genug Platz haben: Schwimmbad, Fitnessstudio, Kursraum – das alles zusammen gibt es selten.

  • Neben Patienten mit kurzzeitigem Behandlungsbedarf, mit den z.B. gängigen orthopädischen Diagnosen, haben wir zahlreiche Langzeitpatienten mit chronischen Erkrankungen in der ständigen Betreuung. Diese Personengruppe kennt uns sehr genau: unseren Ablauf, unsere Stärken und auch die Schwächen. Die Betreuung vom Empfang bis zur Behandlung prägt über Jahre hinweg ein gewisses Vertrauensverhältnis. Dieses Patientenklientel fühlt sich bei uns wohl. Es wird gescherzt und gelacht, es wird aber auch geweint und getröstet.

    Das Erlebnis, in dieser Branche Menschen etwas Gutes zu tun, macht den Beruf und die Arbeit hier so lohnenswert.

    Manche unserer Kunden kommen auch aus weiter entfernt liegenden Kölner Gebieten zu uns.

    Gründe hierfür sind zum Beispiel:

    • Ihre Ärzte kennen unser besonderes Angebot und empfehlen uns
    • Sie sind der Ansicht, dass unsere Mitarbeiter die Kurse „so begeistert und sympathisch halten“
    • Sie empfinden unser Schwimmbad als „das schönste Schwimmbad“

    Für weiter weg wohnende Kunden und Patienten sind teils „Doppelbehandlungen“ eingeführt worden: Es finden dann 3 x 2 statt 6 x 1 Physiotherapiesitzung statt. Ob dies so gemacht wird, wird von Fall zu Fall gemeinsam mit dem Patienten entschieden.

    „Hingucken, zuhören, entscheiden. Neuerungen schaffen.“ Das gehört bei uns auch mit dazu.

  • Neben den Fachabteilungen im HGK und der Zusammenarbeit aufgrund der stationären Betreuung durch unsere Therapeuten, kooperieren wir mit verschiedenen Physiotherapie-Schulen, deren Schüler bei uns ihre Praktika absolvieren bzw. Pflegeschüler, die hier zur eigenen Gesunderhaltung ein Sportprogramm durchführen.

    Weitere Kooperationspartner sind

    • die weiteren Fachabteilungen auf dem Gelände des Heilig Geist-Krankenhauses,
    • die Deutsche Rheuma-Liga,
    • eine offene Ganztagsschule und die Kita auf dem Gelände.
  • Um alle Maßnahmen einheitlich und reibungslos zu ermöglichen, hat unsere Leitung, Frau Rother, schon früh, vor vielen Jahren, damit begonnen, ein eigenes QM (Qualitätsmanagement) zu erarbeiten.

    Während einer internen ersten Schulung zu diesem Thema stellte Frau Rother uns einen Kollegen aus ihrer Fortbildung vor, der uns allen, unter anderem anhand einer gemeinsam erstellten Zeichnung, den Sinn, den Zweck und das Ziel eines QM verdeutlichte.

    Damit fing alles an. Ein ganzer QM-Prozess setzte sich bei uns in Gang.

    Zahlreiche Kern-Prozesse und hierfür mitgeltende Unterlagen getrennt für den Physio- und den Sportbereich regeln nun Abläufe, Anforderungen und Zielsetzungen. Für die Planung und Erstellung der Prozesse im eigenen Software-Programm ist eine unserer Verwaltungsmitarbeiterinnen verantwortlich, die in Absprache mit der Leitung in sorgsam-akribischer Kleinarbeit die Dinge umsetzt.

    Im Vergleich zu anderen Einrichtungen zeigt diese Art der Organisation eine fortschrittliche Arbeitsweise und dies wird vor allem von neuen Mitarbeitern, die während ihrer Einarbeitungsphase damit in Kontakt kommen, staunend und lobend erwähnt.

    Zu unserem QM gehört unter anderem auch, dass wir jährlich Zufriedenheitsbefragungen durchführen und das den Mitarbeitern wichtige Fortbildungen ermöglicht werden. Auch ich habe für meine Arbeit an der Rezeption Fortbildungen absolviert, zum Beispiel diese: „Rezeption, der Ort der Entscheidung“

    Unser gutes Qualitätsmanagement hat sich auch bei internen Herausforderungen gut bewährt. In solchen Phasen war das QM eine große Hilfe für alle Mitarbeiter; es bot Orientierung und klare Richtlinien.

    Unser QM-Prozess wird immer wieder nach neuesten Erkenntnissen und Informationen der Wissenschaft aktualisiert und ergänzt.

  • Schon lange vor Inkrafttreten der europäischen Datenschutzgrundverordnung, für unsere Arbeit im Gesundheitswesen haben wir den Datenschutz als oberste Priorität angesehen.

    Gemäß der bislang gültigen Datenschutzrichtlinien wurde Papierabfall von Anfang an schon gesammelt und geschreddert. Heute übernimmt eine Spezialfirma die professionelle Entsorgung. Seit Mai 2018 sind wir über eine Rechtsberatung in einer Cloud vernetzt und werden von einem externen Datenschutzbeauftragen betreut.

    Die Erweiterung des Datenschutzes gegenüber Kunden und Patienten und für die eigenen Mitarbeiter wurde nach den neuesten Vorgaben sukzessive vorgenommen. Wieder eine neue Aufgabe und Anforderung für uns mit erhöhtem Verwaltungsaufwand, die wir jedoch gut bewältigt haben.

    Ein Beispiel für meinen persönlichen Umgang mit Datenschutz in unserem Unternehmen:

    Briefe bringe ich selbst zur Post; kein Kurier und keine Poststelle werden zwischengeschaltet. Und wenn Akten vernichtet werden müssen, gehe ich mit bis zum Schredder Container.

    • das Zusammenspiel der gemeinsamen Arbeit im Team
    • gesetzeskonforme Vorbereitung, von der Prüfung eingehender Verordnungen über eine möglichst optimale Terminvergabe
    • die Behandlung durch qualifizierte Physiotherapeuten und Therapeutinnen
    • sorgfältige Nacharbeit für eine spätere fehlerfreie Abrechnung

    Dies gilt nicht nur für den ambulanten physiotherapeutischen Bereich, dies gilt auch für die Betreuung der Patienten auf den Stationen des HGK und für unsere Kunden und Abonnenten im Sportbereich.

Im Rückblick auf dann 18 Jahre Mitarbeit bei der ProPhysio, werde ich der erste Mitarbeiter sein, der aus Altersgründen ausscheiden und in den Ruhestand gehen wird. Das ist im April 2022.

Andreas Deutscher

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